El texto de Cassany quiere ser una eficiente guía para la escritura, enfocándose en aquellos textos que deben ser elaborados con propósitos empresariales, aunque también trabaja elementos muy útiles para los textos científicos.
El libro nace, en palabras del autor, de la certidumbre de la existencia de un vacío general en la educación profesional en cuanto a la formación en redacción y comunicación escrita en general. Ninguna profesión le da la relevancia apropiada a este aspecto y por tal el autor lo considera como su objetivo: lograr un texto que supla este vacío y que a la vez sea sencillo de entender y utilizar para cualquier disciplina.
Un texto sencillo de leer, completo en su contenido, basado en una amplia experiencia en la enseñanza del oficio de la escritura a importantes empresas y universidades, puede aliviar las cargas sobre aquellos (que son la gran mayoría de profesionales) que se sirven de la escritura como medio de comunicación de sus logros y actividades y, aun más, puede ayudar a perpetuar sus trabajos y continuar mejorándolos, tal es la hipótesis frente a la cual se constituye el texto de Cassany.
Entrando en el desarrollo del texto, los diferentes capítulos pueden agruparse según sus temáticas de la siguiente manera:
1. Sobre el lector: que comprende los dos primeros capítulos: Sobre el lector; Técnicas de análisis del lector.
2. La redacción del escrito: que comprende los capítulos: Las voces del autor; la organización de los datos; títulos y portadas; Índices; Resúmenes; Prosa y Más Prosa.
3. Anexos para textos específicos, que comprende los temas de: Diseños; Tablas; Instrucciones; Correspondencia.
A continuación se presenta una breve reseña del texto siguiendo la anterior estructuración de los capítulos:
1. Sobre el lector
Todo escrito debe saber el público al cual se dirige, de ello depende en gran medida el éxito de la transmisión de la información. Para establecer cuál es el público al cual se dirige el autor recomienda una investigación que establece primero el tipo de público al cual se dirige el escrito y teniendo en cuenta esto, se establecen los criterios que debe contener cada texto según el público escogido. Para ilustrar esto toma como ejemplos un texto que da las instrucciones para el uso de un inhalador y otro que da una prospección geográfica, uno requiere ser general, conciso y tener en cuenta las condiciones físicas de las personas a las que se dirige; el otro ha de ser específico en sumo grado, utilizando un lenguaje técnico propio de las personas que dominan este tipo de materias.
Para ahorrar tiempo en la investigación, el autor refiere la clasificación que realizo Pearsall (Pág. 22)
• Profano: su nivel de formación teórica es nulo y busca sólo una información superficial o divulgativa del asunto.
• Ejecutivo: También busca una información divulgativa pero con más detalles que le permitan tomar decisiones prácticas, por ello se enfoca más en las conclusiones a favor o en contra del tema.
• Experto: Exige el mayor nivel de especificidad sobre el asunto pues su nivel de información sobre el mismo es muy alto y está contrastando todo el tiempo la información sabida con la leída.
• Técnico: puede tener un buen conocimiento de la materia pero no le interesa profundizar más allá de lo que requiera para desarrollar actos.
• Operario: Sólo busca entender lo que se relaciona con lo específico de su trabajo.
Asimismo hay que entender que el proceso que lleva un texto desde el momento que sale del autor es un proceso complejo en el cual hay inmersos muchos factores, como lectores coautores que corrigen, o supervisores que aprueban. El autor siempre se verá abocado a responder a las condiciones de aquel que es su jefe directo lo cual puede ser bueno pero desmejorar su texto en las posibilidades que éste tiene para ofrecer al final.
El autor da cuenta de ciertos casos específicos que requieren un examen por aparte. Uno de ellos es el caso de una ponencia, o escrito para una audiencia. En este caso el autor presenta dos opciones, una consiste en la investigación de campo que arroje información sobre el rango de edades, intereses, nivel de estudios, nivel ingresos, situación laboral, etc., toda información que sirva para acotar lo heterogéneo del grupo. La otra opción consiste en segmentar la información dada en el texto con el fin de atender a un posible grupo muy heterogéneo.
Otro caso específico se trata de la escritura en una organización. Para este caso el autor propone dos posibilidades, la primera basada en el conocimiento de la ruta que llevará el escrito al momento de salir de las manos del autor; así, se priorizan los lectores a los cuales va dirigido el escrito teniendo en cuenta que pasará por más manos, lo que implica conocer cuál es la jerarquía por medio de la cual se moverá el escrito. La segunda alternativa consiste en entender que existen cuatro tipos de público en una organización: el grupo propio o más cercano; grupos próximos que tienen relación con determinados aspectos del grupo propio; el resto de lectores internos, que no tienen conocimientos compartidos con el autor y finalmente, el grupo ajeno a la organización.
Finalmente el autor se enfrenta a la posibilidad de escribir a un conocido y en este caso considera mucho más propicio un análisis psicológico basado en una serie de preguntas (36).
2. La redacción del escrito
Ahora bien, antes de iniciar la redacción hay que preguntarse ¿Es mejor ocultar la voz del autor o introducirla en un texto? En este apartado el autor se plantea esa pregunta y su respuesta será que si bien no está errado utilizar la impersonal tercera persona, es recomendable introducirnos en el texto escrito para eliminar ambigüedades lo cual llama modalización (45); la posibilidad clara de parecer pedante por afirmar cosas que son producto de investigación de muchos, el autor la sobrepasa por medio de la desagentivación que consiste en borrar la voz del agente enfatizando en el objeto del enunciado (46).
Cuando se inicia la redacción se debe reparar en el cuerpo del trabajo, en el escrito en sí mismo. Un escrito o documento tiene tres partes principales, la presentación, el núcleo y el cierre (51).
• La presentación se entiende como la introducción en un texto y esta busca por una parte seleccionar al lector, por otra, realizar un anticipo de lo que se encontrará en el texto resumiéndolo brevemente. La introducción ha de ser llamativa pues es la primera impresión del texto, de acuerdo a ella, el autor entiende como pertinente o no su contenido.
• El cuerpo corresponderá al núcleo del documento y es la parte en la que se expone el desarrollo del trabajo; suele tener un estilo directo y no sintético sino expositivo.
• Finalmente aparece la conclusión del documento o el cierre que propone nuevas lecturas o revisiones a partir de un breve resumen, muy estandarizado, de los desarrollos obtenidos en el cuerpo del trabajo.
Esta información ha de tener en cuenta el tipo de lector, su interés y responder a ello. Para tener en cuenta estos aspectos el autor expone dos formas de organizar y priorizar los temas con dos esquemas piramidales; el primero propuesto por Blicq (56), llamado SIDCRA que considera todas las estructuras vistas anteriormente además de proponer las recomendaciones y anexiones después de las conclusiones. Estos apartados permiten al autor ubicar información específica que sólo puede interesar al especialista, dejando así el campo para que aquel que sólo quiera informarse del problema sin ahondar en él, lo pueda hacer sin problemas.
Otra estructura es la propuesta por Swales (57) quien organiza ya no en pirámide sino en trapezoides que muestran cómo la introducción inicia con un campo que se va especificando para entrar en el desarrollo del problema y que de nuevo se ensancha con la conclusión, que problematiza los resultados obtenidos y abre el campo para posteriores investigaciones.
Así visto, los anexos forman una parte importante del texto pues permiten además de cumplir con la función informativa, propia de los no especialistas, sobrepasar a la función documental de gran interés para los que desean ahondar los temas.
Otra estructura para ampliar la información son las notas al margen o al pie de página; estas permiten trabajar aspectos propios del nivel específico sin interrumpir la lectura del nivel puramente informativo. Sin embargo, advierte el autor, no se deben abusar de estas estructuras pues recargan visualmente el texto y pueden llevar a complicarlo más que a servir de solucionadores.
Frente a todo lo dicho, hay que tener en cuenta que todo escrito se organiza en párrafos; sobre ellos el autor dirá que existen dos alternativas que deben alternarse según el lector y la función a la que se orienta el escrito. La primera se trata de párrafos breves que alivian la carga visual del escrito y presentan la información mucho más resumida. Su problema reside en que ellos no presentan las conexiones entre los distintos temas, cosa que sí sucede con los párrafos largos que si bien pueden ser muy farragosos para quien sólo quiere informarse, para el especialista son esenciales y miden el éxito del escrito.
El libro normalmente se ha apoyado en ejemplos pertinentes con el tema que expone insertándolos en situaciones muy posiblemente reales. En este caso el libro presenta un error (muy posiblemente de edición) e inserta un ejemplo sobre las diferentes utilizaciones del índice cuando está trabajando sobre los párrafos (63).
Continuando con la redacción del texto, y entrando más específicamente, hay que tratar un aspecto que según el autor, muchos escritores tienden a relativizar y se trata del título. La bibliografía especializada sobre el tema le dispensa siempre un gran espacio y esto porque el título es la primera información que el lector toma del texto, un buen título debe además de informar, debe convencer de que el libro es el adecuado, el título funciona como una carta de presentación.
Existen varios tipos de título, aquel que es absoluto del texto, aquel que es subtítulos del texto y los títulos internos o intermedios que van encabezando las secciones o capítulos (68). Un título debe tener en cuenta que debe cumplir las siguientes funciones: primero debe decir con precisión el asunto al que se dirige el texto; segundo, debe tener tal nivel de especificidad que se diferencie a simple vista de los demás escritos sobre la mesa. Los títulos internos presentan también dos funciones: para el escritor son de gran ayuda para organizar la información; para el lector permiten que encuentre lo que específicamente busca.
A la hora de redactar el título deben tenerse en cuenta las palabras claves del problema que se está desarrollando en el escrito para ubicarlas en el título; asimismo son preferibles los términos específicos a los más generales pues, al reducir el espectro de lectores, a la vez los focaliza y los hace dirigirse necesariamente al texto. También debe tenerse en cuenta que la extensión del título no debe ser extensa (en caso de necesitar especificar puede uno remitirse al subtitulo); no utilizar ni exceso de preposiciones que hagan engorrosa la lectura, ni abreviaturas que sólo entiendan los especialistas (los bibliotecarios pueden confundir el texto, ubicarlo mal y perder así lectores).
Después de discutido lo referente a los títulos, el autor pasa a los Índices (81). Existen muchas clases de índices y todos comparten características similares: permiten hacerse una idea global del texto que nos corrobora la elección del libro o su pertinencia de acuerdo al título; asimismo el índice nos permitirá ubicar temas específicos o consultar cierta información.
¿Cuándo utilizar un índice? Siempre y cuando el contenido del texto lo amerite, el autor enfatiza que no es el número de páginas lo que exige el índice sino el número de temas a tratar. Por ello es importante tener en cuenta que un índice no debe ocupar forzosamente una página entera, puede ubicarse en la parte superior de la página y es una guía imprescindible cuando se debe volver recurrentemente al texto para consultar información muy específica como unas instrucciones.
La redacción de un índice debe tener en cuenta la jerarquización de la información y el grado de especificidad que requiera según el lector al que vaya dirigido en últimas el texto.
Continúa el autor con los temas siguiendo el orden en que normalmente se lee un texto, continúa ahora con el resumen o lo que en nuestro medio universitario (y para complicarlo más) llamamos abstract. El resumen es normalmente utilizado en espacios académicos aunque su utilización en organizaciones podría ahorrar mucho trabajo innecesario. Éste elemento se utiliza para sintetizar con brevedad el asunto del libro, para mostrar la orientación del autor con respecto al tema y anticipar algo de las conclusiones. El autor diferencia dos tipos de resumen (90): el informativo que da una visión panorámica de lo que en el texto se desarrolla; o el descriptivo, que entra más detalladamente a explicar los desarrollos.
¿Cómo elaborar un resumen? Claramente se realiza cuando el texto se haya terminado; en su realización se ha de tener en cuenta una jerarquización de la información: de lo más importante a lo que no lo es tanto; no importa si se rompe el orden lógico del texto pues lo que importa es introducir adecuadamente los objetivos y resultados del escrito.
Ahora continúa el autor con la parte más compleja y nodal del texto: La prosa. Lo primero que trata el autor son los periodos extensos en la escritura: En la escritura para especialistas ¿Son mejores lo párrafos largos o los cortos? Si bien se piensa que el párrafo largo es sinónimo de profundidad en la exposición, encuestas que el autor ha realizado muestran que los especialistas mismos agradecen los párrafos cortos. Esto se lo atribuye el autor a algo que él llama la memoria de trabajo que nos señala que la memoria sólo retiene 15 unidades de palabras. El autor en un cuadro trae a colación la opinión al respecto de muchos otros autores en un cuadro, en el que la totalidad considera los párrafos largos como perjudiciales para captar el interés y lograr la adecuada comprensión por parte del lector (100 - 101). El autor propone que para evitar caer en estos problemas evitar juntar varias subordinadas a un mismo verbo. Utilizar el punto o el punto y coma para dividir las oraciones.
Otro caso muy común en la escritura profesional es lo que el autor llama los grupos nominales (104), que consisten en la agrupación de varios complementos para formar un solo nombre, o en la nominalización de verbos para ser utilizados como complementos. En muchos casos esta excesiva nominalización produce confusión, dificultad en la lectura y una certidumbre de falsa erudición (el viejo lema de confunde y vencerás). Por ello deben evitarse en lo posible tales acumulaciones de nombres que permitan una mejor comprensión del tema.
Otra discusión al respecto tiene que ver con el uso de la voz pasiva. Se considera que la voz pasiva al eliminar el sujeto imprime una cierta distancia que otorga mayor veracidad a la información; sin embargo esto es sólo aparente pues el autor por medio de ejemplos muestra que utilizando la voz activa también se puede expresar lo mismo. Una misma situación ocurre tanto con los gerundios, que alargan las oraciones y entorpecen el sentido pues se trata de formas gramaticales que aportan menos información que el verbo, y también con los llamados verbos débiles (haber y ser) que son utilizados de manera incorrecta.
Finalmente habla de los incisos, que consiste en ampliaciones muy útiles de las frases y que se acostumbran con paréntesis o con guiones. Como sucede en la mayor parte de las herramientas que clarifica el libro, no es bueno sobrecargar su uso, además de ser breve y nunca ubicar el inciso separando palabras que dan sentido completo a la oración.
3. Anexos para textos específicos
Con la palabra diseños el autor refiere los múltiples recursos de los que se sirve la prosa para ampliar, especificar, resaltar, resumir y otros usos, la información principal del texto.
Los recursos visuales, sean imágenes o diagramas, dependen como en el caso de la prosa, del lector al cual se dirigen; el autor presenta los siguientes consejos para utilizarlos adecuadamente: utilizar la debida marcación de la grafica o ilustración, con su título, propósito, fuentes, todo aquello que encuadre y realce el sentido por el que tal recurso se utiliza; situar siempre lo que más importancia tiene en la parte superior izquierda que es el lugar por el que primeramente se desplaza la vista y además, procurar que el lugar en que la grafica que aparece en libro guarde relación con el tema planteado y no se preste para confusiones; en lo posible simplificar el diseño pues así se ahorra espacio visual y se logra ser más sintético con las necesidades del lector.
Otro recurso utilizado muy comúnmente para presentar relaciones numéricas son las tablas, estas son muy útiles también cuando se trata de ordenar información que de otra manera estaría relacionada por comas. Los criterios para la elaboración de tablas son similares a los de las demás herramientas esbozadas en el texto: hay que seleccionar bien la información que puede ir en tabla pues de lo contrario se entorpece la lectura; las tablas deben traer la información específicamente necesaria; se debe resaltar lo más importante ya sea con un color o negrilla, y ubicar las cantidades más importantes a la izquierda que es el lugar por el que la vista empieza a mirar.
Un texto muy común para los técnicos son las instrucciones; el autor también tiene consejos para la elaboración de estos escritos que deben lograr en un breve espacio la mayor claridad posible para todo tipo de lector. Para ello el autor pide que hay que meterse en la piel del usuario (151). Hay que asumir que el usuario no tiene ningún conocimiento privilegiado sobre el asunto; hay que asumir que el usuario no entenderá cuando le digamos derecha o izquierda, hay remitirse a la grafica y desde allí diseñarlo todo; hay que revisar las instrucciones ya escritas realizándolas uno mismo y así ver sus falencias; cada sección de las instrucciones debe llevar un título, no debe tener muchos pasos, en caso de que así sea, dividir en secciones.
El libro cierra con una sección sobre la correspondencia. Con este término el autor se refiere tanto a cartas, como a correos electrónicos, como a comunicados internos. Una de las principales preocupaciones del autor es decir no con elegancia, sin que el receptor de la misiva sienta que está siendo violentado. Para ello el autor propone primero, ser muy claros desde una principio y esto exige una pronta respuesta, segundo, nunca en el caso de ser positivo el resultado, comprometerse por escrito con cosas que pueden no realizarse, ser más bien parco en la respuesta sin dejar de ser cordial. En el caso de ser negativa la respuesta se recomienda colocar la negativa después de explicar el porqué y siempre mostrando que tal negativa depende de condiciones absolutamente necesarias de la empresa.
En el caso de que la intensión de la misiva sea persuasiva, el autor propone, lejos de los chantajes emocionales que buscan ganarse la atención del lector a partir de amenazas, busca que la misiva motive el interés del lector con una serie de preguntas que sólo pueden tener respuesta si se acerca a hablar directamente con el autor de la misiva.
Después de este largo recorrido sólo le queda a Cassany por concluir que la escritura es, hoy en día mucho más que en cualquier época, poder. Informar bien e informarse adecuadamente marca hoy en día la diferencia entre perder un empleo, simplemente conservarlo o lograr más y mejores cosas. Confía que el texto antes reseñado sirve aun cuando los medios de información están cambiando, y que incluso, puede ayudar a ubicarse mejor en ellos. Frente a aquellos que consideran la escritura como algo aledaño al oficio que se desempeña, Cassany espera haber demostrado que se equivocan con creces, que escribir es inherente a ser competitivos, si no nos fue enseñado junto con el oficio, debe estudiarse por aparte pues sólo sabiendo manejar los medios se obtienen los fines deseados, tal es una polémica que espera haber cerrado con el libro y los múltiples ejemplos en los que se apoya.
Frente a el texto se puede decir que hace lo que promete Cassany, es una guía muy completa sobre cómo escribir, presentándose con un lenguaje muy sencillo para ser leído por todo tipo de público que desee hacerse una idea de cómo ejercer este oficio; de esta forma el libro ilustra de una manera muy práctica las minucias del oficio, sin embargo, esta sencillez y el constante deseo de ahorro de las palabras para no cansar al lector, pueden no serle muy favorables al libro cuando se trata de lectores y autores con un nivel de formación universitario que han tenido contacto con textos a lo largo de toda su carrera, y hayan sido estos de pedagogía, psicología o matemáticas, los han ejercitado para tener un nivel mayor en estos menesteres de la escritura que el nivel para el cual está pensado el libro. En muchos aspectos el texto parece dirigirse exclusivamente a los empresarios que se aburren leyendo las etiquetas de su camisa y esto se muestra de una manera patente en la preocupación (por no decir miedo) que expresa el autor a escribir párrafos extensos o nombres compuestos que exigen un esfuerzo de comprensión; cualquier cosa que no sea economía de la palabra y por qué no, del pensamiento, le resultan al autor de este libro como un desperdicio de eficiencia. Claro, todo lo anterior es pedirle al libro algo para lo cual no fue pensado, éste es coherente de principio a fin y sirve para responder dudas, aclarar cosas que sólo se sabían de manera intuitiva o ilustrarse sobre otras que se desconocían como lo referente a la elaboración de instrucciones, títulos e índices, pero cabe la pregunta de si este libro puede prestar la misma ayuda a un universitario que se forma para docente y necesita información mucho más profunda y coherente con el nivel investigativo de una formación científica, que a un empresario que se forma para la practicidad de un oficio y para el que la escritura es sólo una actividad aledaña – porque, así Cassany quiera mostrar que la escritura es poder, un novel literario o el mismo Casanny, por más buena prosa e informes que presenten, no van a lograr erigir un puente o calcular la estadística de la inflación del Banco de la República con ello.
El libro nace, en palabras del autor, de la certidumbre de la existencia de un vacío general en la educación profesional en cuanto a la formación en redacción y comunicación escrita en general. Ninguna profesión le da la relevancia apropiada a este aspecto y por tal el autor lo considera como su objetivo: lograr un texto que supla este vacío y que a la vez sea sencillo de entender y utilizar para cualquier disciplina.
Un texto sencillo de leer, completo en su contenido, basado en una amplia experiencia en la enseñanza del oficio de la escritura a importantes empresas y universidades, puede aliviar las cargas sobre aquellos (que son la gran mayoría de profesionales) que se sirven de la escritura como medio de comunicación de sus logros y actividades y, aun más, puede ayudar a perpetuar sus trabajos y continuar mejorándolos, tal es la hipótesis frente a la cual se constituye el texto de Cassany.
Entrando en el desarrollo del texto, los diferentes capítulos pueden agruparse según sus temáticas de la siguiente manera:
1. Sobre el lector: que comprende los dos primeros capítulos: Sobre el lector; Técnicas de análisis del lector.
2. La redacción del escrito: que comprende los capítulos: Las voces del autor; la organización de los datos; títulos y portadas; Índices; Resúmenes; Prosa y Más Prosa.
3. Anexos para textos específicos, que comprende los temas de: Diseños; Tablas; Instrucciones; Correspondencia.
A continuación se presenta una breve reseña del texto siguiendo la anterior estructuración de los capítulos:
1. Sobre el lector
Todo escrito debe saber el público al cual se dirige, de ello depende en gran medida el éxito de la transmisión de la información. Para establecer cuál es el público al cual se dirige el autor recomienda una investigación que establece primero el tipo de público al cual se dirige el escrito y teniendo en cuenta esto, se establecen los criterios que debe contener cada texto según el público escogido. Para ilustrar esto toma como ejemplos un texto que da las instrucciones para el uso de un inhalador y otro que da una prospección geográfica, uno requiere ser general, conciso y tener en cuenta las condiciones físicas de las personas a las que se dirige; el otro ha de ser específico en sumo grado, utilizando un lenguaje técnico propio de las personas que dominan este tipo de materias.
Para ahorrar tiempo en la investigación, el autor refiere la clasificación que realizo Pearsall (Pág. 22)
• Profano: su nivel de formación teórica es nulo y busca sólo una información superficial o divulgativa del asunto.
• Ejecutivo: También busca una información divulgativa pero con más detalles que le permitan tomar decisiones prácticas, por ello se enfoca más en las conclusiones a favor o en contra del tema.
• Experto: Exige el mayor nivel de especificidad sobre el asunto pues su nivel de información sobre el mismo es muy alto y está contrastando todo el tiempo la información sabida con la leída.
• Técnico: puede tener un buen conocimiento de la materia pero no le interesa profundizar más allá de lo que requiera para desarrollar actos.
• Operario: Sólo busca entender lo que se relaciona con lo específico de su trabajo.
Asimismo hay que entender que el proceso que lleva un texto desde el momento que sale del autor es un proceso complejo en el cual hay inmersos muchos factores, como lectores coautores que corrigen, o supervisores que aprueban. El autor siempre se verá abocado a responder a las condiciones de aquel que es su jefe directo lo cual puede ser bueno pero desmejorar su texto en las posibilidades que éste tiene para ofrecer al final.
El autor da cuenta de ciertos casos específicos que requieren un examen por aparte. Uno de ellos es el caso de una ponencia, o escrito para una audiencia. En este caso el autor presenta dos opciones, una consiste en la investigación de campo que arroje información sobre el rango de edades, intereses, nivel de estudios, nivel ingresos, situación laboral, etc., toda información que sirva para acotar lo heterogéneo del grupo. La otra opción consiste en segmentar la información dada en el texto con el fin de atender a un posible grupo muy heterogéneo.
Otro caso específico se trata de la escritura en una organización. Para este caso el autor propone dos posibilidades, la primera basada en el conocimiento de la ruta que llevará el escrito al momento de salir de las manos del autor; así, se priorizan los lectores a los cuales va dirigido el escrito teniendo en cuenta que pasará por más manos, lo que implica conocer cuál es la jerarquía por medio de la cual se moverá el escrito. La segunda alternativa consiste en entender que existen cuatro tipos de público en una organización: el grupo propio o más cercano; grupos próximos que tienen relación con determinados aspectos del grupo propio; el resto de lectores internos, que no tienen conocimientos compartidos con el autor y finalmente, el grupo ajeno a la organización.
Finalmente el autor se enfrenta a la posibilidad de escribir a un conocido y en este caso considera mucho más propicio un análisis psicológico basado en una serie de preguntas (36).
2. La redacción del escrito
Ahora bien, antes de iniciar la redacción hay que preguntarse ¿Es mejor ocultar la voz del autor o introducirla en un texto? En este apartado el autor se plantea esa pregunta y su respuesta será que si bien no está errado utilizar la impersonal tercera persona, es recomendable introducirnos en el texto escrito para eliminar ambigüedades lo cual llama modalización (45); la posibilidad clara de parecer pedante por afirmar cosas que son producto de investigación de muchos, el autor la sobrepasa por medio de la desagentivación que consiste en borrar la voz del agente enfatizando en el objeto del enunciado (46).
Cuando se inicia la redacción se debe reparar en el cuerpo del trabajo, en el escrito en sí mismo. Un escrito o documento tiene tres partes principales, la presentación, el núcleo y el cierre (51).
• La presentación se entiende como la introducción en un texto y esta busca por una parte seleccionar al lector, por otra, realizar un anticipo de lo que se encontrará en el texto resumiéndolo brevemente. La introducción ha de ser llamativa pues es la primera impresión del texto, de acuerdo a ella, el autor entiende como pertinente o no su contenido.
• El cuerpo corresponderá al núcleo del documento y es la parte en la que se expone el desarrollo del trabajo; suele tener un estilo directo y no sintético sino expositivo.
• Finalmente aparece la conclusión del documento o el cierre que propone nuevas lecturas o revisiones a partir de un breve resumen, muy estandarizado, de los desarrollos obtenidos en el cuerpo del trabajo.
Esta información ha de tener en cuenta el tipo de lector, su interés y responder a ello. Para tener en cuenta estos aspectos el autor expone dos formas de organizar y priorizar los temas con dos esquemas piramidales; el primero propuesto por Blicq (56), llamado SIDCRA que considera todas las estructuras vistas anteriormente además de proponer las recomendaciones y anexiones después de las conclusiones. Estos apartados permiten al autor ubicar información específica que sólo puede interesar al especialista, dejando así el campo para que aquel que sólo quiera informarse del problema sin ahondar en él, lo pueda hacer sin problemas.
Otra estructura es la propuesta por Swales (57) quien organiza ya no en pirámide sino en trapezoides que muestran cómo la introducción inicia con un campo que se va especificando para entrar en el desarrollo del problema y que de nuevo se ensancha con la conclusión, que problematiza los resultados obtenidos y abre el campo para posteriores investigaciones.
Así visto, los anexos forman una parte importante del texto pues permiten además de cumplir con la función informativa, propia de los no especialistas, sobrepasar a la función documental de gran interés para los que desean ahondar los temas.
Otra estructura para ampliar la información son las notas al margen o al pie de página; estas permiten trabajar aspectos propios del nivel específico sin interrumpir la lectura del nivel puramente informativo. Sin embargo, advierte el autor, no se deben abusar de estas estructuras pues recargan visualmente el texto y pueden llevar a complicarlo más que a servir de solucionadores.
Frente a todo lo dicho, hay que tener en cuenta que todo escrito se organiza en párrafos; sobre ellos el autor dirá que existen dos alternativas que deben alternarse según el lector y la función a la que se orienta el escrito. La primera se trata de párrafos breves que alivian la carga visual del escrito y presentan la información mucho más resumida. Su problema reside en que ellos no presentan las conexiones entre los distintos temas, cosa que sí sucede con los párrafos largos que si bien pueden ser muy farragosos para quien sólo quiere informarse, para el especialista son esenciales y miden el éxito del escrito.
El libro normalmente se ha apoyado en ejemplos pertinentes con el tema que expone insertándolos en situaciones muy posiblemente reales. En este caso el libro presenta un error (muy posiblemente de edición) e inserta un ejemplo sobre las diferentes utilizaciones del índice cuando está trabajando sobre los párrafos (63).
Continuando con la redacción del texto, y entrando más específicamente, hay que tratar un aspecto que según el autor, muchos escritores tienden a relativizar y se trata del título. La bibliografía especializada sobre el tema le dispensa siempre un gran espacio y esto porque el título es la primera información que el lector toma del texto, un buen título debe además de informar, debe convencer de que el libro es el adecuado, el título funciona como una carta de presentación.
Existen varios tipos de título, aquel que es absoluto del texto, aquel que es subtítulos del texto y los títulos internos o intermedios que van encabezando las secciones o capítulos (68). Un título debe tener en cuenta que debe cumplir las siguientes funciones: primero debe decir con precisión el asunto al que se dirige el texto; segundo, debe tener tal nivel de especificidad que se diferencie a simple vista de los demás escritos sobre la mesa. Los títulos internos presentan también dos funciones: para el escritor son de gran ayuda para organizar la información; para el lector permiten que encuentre lo que específicamente busca.
A la hora de redactar el título deben tenerse en cuenta las palabras claves del problema que se está desarrollando en el escrito para ubicarlas en el título; asimismo son preferibles los términos específicos a los más generales pues, al reducir el espectro de lectores, a la vez los focaliza y los hace dirigirse necesariamente al texto. También debe tenerse en cuenta que la extensión del título no debe ser extensa (en caso de necesitar especificar puede uno remitirse al subtitulo); no utilizar ni exceso de preposiciones que hagan engorrosa la lectura, ni abreviaturas que sólo entiendan los especialistas (los bibliotecarios pueden confundir el texto, ubicarlo mal y perder así lectores).
Después de discutido lo referente a los títulos, el autor pasa a los Índices (81). Existen muchas clases de índices y todos comparten características similares: permiten hacerse una idea global del texto que nos corrobora la elección del libro o su pertinencia de acuerdo al título; asimismo el índice nos permitirá ubicar temas específicos o consultar cierta información.
¿Cuándo utilizar un índice? Siempre y cuando el contenido del texto lo amerite, el autor enfatiza que no es el número de páginas lo que exige el índice sino el número de temas a tratar. Por ello es importante tener en cuenta que un índice no debe ocupar forzosamente una página entera, puede ubicarse en la parte superior de la página y es una guía imprescindible cuando se debe volver recurrentemente al texto para consultar información muy específica como unas instrucciones.
La redacción de un índice debe tener en cuenta la jerarquización de la información y el grado de especificidad que requiera según el lector al que vaya dirigido en últimas el texto.
Continúa el autor con los temas siguiendo el orden en que normalmente se lee un texto, continúa ahora con el resumen o lo que en nuestro medio universitario (y para complicarlo más) llamamos abstract. El resumen es normalmente utilizado en espacios académicos aunque su utilización en organizaciones podría ahorrar mucho trabajo innecesario. Éste elemento se utiliza para sintetizar con brevedad el asunto del libro, para mostrar la orientación del autor con respecto al tema y anticipar algo de las conclusiones. El autor diferencia dos tipos de resumen (90): el informativo que da una visión panorámica de lo que en el texto se desarrolla; o el descriptivo, que entra más detalladamente a explicar los desarrollos.
¿Cómo elaborar un resumen? Claramente se realiza cuando el texto se haya terminado; en su realización se ha de tener en cuenta una jerarquización de la información: de lo más importante a lo que no lo es tanto; no importa si se rompe el orden lógico del texto pues lo que importa es introducir adecuadamente los objetivos y resultados del escrito.
Ahora continúa el autor con la parte más compleja y nodal del texto: La prosa. Lo primero que trata el autor son los periodos extensos en la escritura: En la escritura para especialistas ¿Son mejores lo párrafos largos o los cortos? Si bien se piensa que el párrafo largo es sinónimo de profundidad en la exposición, encuestas que el autor ha realizado muestran que los especialistas mismos agradecen los párrafos cortos. Esto se lo atribuye el autor a algo que él llama la memoria de trabajo que nos señala que la memoria sólo retiene 15 unidades de palabras. El autor en un cuadro trae a colación la opinión al respecto de muchos otros autores en un cuadro, en el que la totalidad considera los párrafos largos como perjudiciales para captar el interés y lograr la adecuada comprensión por parte del lector (100 - 101). El autor propone que para evitar caer en estos problemas evitar juntar varias subordinadas a un mismo verbo. Utilizar el punto o el punto y coma para dividir las oraciones.
Otro caso muy común en la escritura profesional es lo que el autor llama los grupos nominales (104), que consisten en la agrupación de varios complementos para formar un solo nombre, o en la nominalización de verbos para ser utilizados como complementos. En muchos casos esta excesiva nominalización produce confusión, dificultad en la lectura y una certidumbre de falsa erudición (el viejo lema de confunde y vencerás). Por ello deben evitarse en lo posible tales acumulaciones de nombres que permitan una mejor comprensión del tema.
Otra discusión al respecto tiene que ver con el uso de la voz pasiva. Se considera que la voz pasiva al eliminar el sujeto imprime una cierta distancia que otorga mayor veracidad a la información; sin embargo esto es sólo aparente pues el autor por medio de ejemplos muestra que utilizando la voz activa también se puede expresar lo mismo. Una misma situación ocurre tanto con los gerundios, que alargan las oraciones y entorpecen el sentido pues se trata de formas gramaticales que aportan menos información que el verbo, y también con los llamados verbos débiles (haber y ser) que son utilizados de manera incorrecta.
Finalmente habla de los incisos, que consiste en ampliaciones muy útiles de las frases y que se acostumbran con paréntesis o con guiones. Como sucede en la mayor parte de las herramientas que clarifica el libro, no es bueno sobrecargar su uso, además de ser breve y nunca ubicar el inciso separando palabras que dan sentido completo a la oración.
3. Anexos para textos específicos
Con la palabra diseños el autor refiere los múltiples recursos de los que se sirve la prosa para ampliar, especificar, resaltar, resumir y otros usos, la información principal del texto.
Los recursos visuales, sean imágenes o diagramas, dependen como en el caso de la prosa, del lector al cual se dirigen; el autor presenta los siguientes consejos para utilizarlos adecuadamente: utilizar la debida marcación de la grafica o ilustración, con su título, propósito, fuentes, todo aquello que encuadre y realce el sentido por el que tal recurso se utiliza; situar siempre lo que más importancia tiene en la parte superior izquierda que es el lugar por el que primeramente se desplaza la vista y además, procurar que el lugar en que la grafica que aparece en libro guarde relación con el tema planteado y no se preste para confusiones; en lo posible simplificar el diseño pues así se ahorra espacio visual y se logra ser más sintético con las necesidades del lector.
Otro recurso utilizado muy comúnmente para presentar relaciones numéricas son las tablas, estas son muy útiles también cuando se trata de ordenar información que de otra manera estaría relacionada por comas. Los criterios para la elaboración de tablas son similares a los de las demás herramientas esbozadas en el texto: hay que seleccionar bien la información que puede ir en tabla pues de lo contrario se entorpece la lectura; las tablas deben traer la información específicamente necesaria; se debe resaltar lo más importante ya sea con un color o negrilla, y ubicar las cantidades más importantes a la izquierda que es el lugar por el que la vista empieza a mirar.
Un texto muy común para los técnicos son las instrucciones; el autor también tiene consejos para la elaboración de estos escritos que deben lograr en un breve espacio la mayor claridad posible para todo tipo de lector. Para ello el autor pide que hay que meterse en la piel del usuario (151). Hay que asumir que el usuario no tiene ningún conocimiento privilegiado sobre el asunto; hay que asumir que el usuario no entenderá cuando le digamos derecha o izquierda, hay remitirse a la grafica y desde allí diseñarlo todo; hay que revisar las instrucciones ya escritas realizándolas uno mismo y así ver sus falencias; cada sección de las instrucciones debe llevar un título, no debe tener muchos pasos, en caso de que así sea, dividir en secciones.
El libro cierra con una sección sobre la correspondencia. Con este término el autor se refiere tanto a cartas, como a correos electrónicos, como a comunicados internos. Una de las principales preocupaciones del autor es decir no con elegancia, sin que el receptor de la misiva sienta que está siendo violentado. Para ello el autor propone primero, ser muy claros desde una principio y esto exige una pronta respuesta, segundo, nunca en el caso de ser positivo el resultado, comprometerse por escrito con cosas que pueden no realizarse, ser más bien parco en la respuesta sin dejar de ser cordial. En el caso de ser negativa la respuesta se recomienda colocar la negativa después de explicar el porqué y siempre mostrando que tal negativa depende de condiciones absolutamente necesarias de la empresa.
En el caso de que la intensión de la misiva sea persuasiva, el autor propone, lejos de los chantajes emocionales que buscan ganarse la atención del lector a partir de amenazas, busca que la misiva motive el interés del lector con una serie de preguntas que sólo pueden tener respuesta si se acerca a hablar directamente con el autor de la misiva.
Después de este largo recorrido sólo le queda a Cassany por concluir que la escritura es, hoy en día mucho más que en cualquier época, poder. Informar bien e informarse adecuadamente marca hoy en día la diferencia entre perder un empleo, simplemente conservarlo o lograr más y mejores cosas. Confía que el texto antes reseñado sirve aun cuando los medios de información están cambiando, y que incluso, puede ayudar a ubicarse mejor en ellos. Frente a aquellos que consideran la escritura como algo aledaño al oficio que se desempeña, Cassany espera haber demostrado que se equivocan con creces, que escribir es inherente a ser competitivos, si no nos fue enseñado junto con el oficio, debe estudiarse por aparte pues sólo sabiendo manejar los medios se obtienen los fines deseados, tal es una polémica que espera haber cerrado con el libro y los múltiples ejemplos en los que se apoya.
Frente a el texto se puede decir que hace lo que promete Cassany, es una guía muy completa sobre cómo escribir, presentándose con un lenguaje muy sencillo para ser leído por todo tipo de público que desee hacerse una idea de cómo ejercer este oficio; de esta forma el libro ilustra de una manera muy práctica las minucias del oficio, sin embargo, esta sencillez y el constante deseo de ahorro de las palabras para no cansar al lector, pueden no serle muy favorables al libro cuando se trata de lectores y autores con un nivel de formación universitario que han tenido contacto con textos a lo largo de toda su carrera, y hayan sido estos de pedagogía, psicología o matemáticas, los han ejercitado para tener un nivel mayor en estos menesteres de la escritura que el nivel para el cual está pensado el libro. En muchos aspectos el texto parece dirigirse exclusivamente a los empresarios que se aburren leyendo las etiquetas de su camisa y esto se muestra de una manera patente en la preocupación (por no decir miedo) que expresa el autor a escribir párrafos extensos o nombres compuestos que exigen un esfuerzo de comprensión; cualquier cosa que no sea economía de la palabra y por qué no, del pensamiento, le resultan al autor de este libro como un desperdicio de eficiencia. Claro, todo lo anterior es pedirle al libro algo para lo cual no fue pensado, éste es coherente de principio a fin y sirve para responder dudas, aclarar cosas que sólo se sabían de manera intuitiva o ilustrarse sobre otras que se desconocían como lo referente a la elaboración de instrucciones, títulos e índices, pero cabe la pregunta de si este libro puede prestar la misma ayuda a un universitario que se forma para docente y necesita información mucho más profunda y coherente con el nivel investigativo de una formación científica, que a un empresario que se forma para la practicidad de un oficio y para el que la escritura es sólo una actividad aledaña – porque, así Cassany quiera mostrar que la escritura es poder, un novel literario o el mismo Casanny, por más buena prosa e informes que presenten, no van a lograr erigir un puente o calcular la estadística de la inflación del Banco de la República con ello.
